Setelah tahap perencanaan dan pelaksanaan, organisasi harus mengetahui kualitas, prosedur, cara kerja, serta kebijakan dengan melaksanakan audit internal dan review manajemen. Keduanya memiliki kesamaan yaitu mengukur efektivitas dari segi operasional dalam meningkatkan output organisasi berupa produk atau layanan. Namun, pertanyaannya kapan harus melakukan audit internal dan review manajemen?

Apa itu Audit Internal

Audit internal merupakan kegiatan yang dilakukan oleh anggota internal perusahaan dalam mengukur dan mengevaluasi kesesuaian pelaksanaan terhadap standar, prosedur, dan kebijakan yang ditetapkan. Kegiatan dalam audit internal meliputi pemeriksaan hasil kerja, kualitas output yang dihasilkan, pengelolaan risiko, pemantauan kontrol internal, serta evaluasi terkait efektivitas operasional organisasi. 

Tim internal akan melakukan audit berdasarkan data yang dikumpulkan, analisis data, data pengujian kontrol internal, serta laporan organisasi. Melalui data tersebut tim audit internal akan menjustifikasi secara objektif dengan mematuhi etika dan standar tinjauan internal.

Baca juga: Cara Menganalisis Temuan Audit ISO dan Menyusun Rencana Tindakan Korektif

Apa itu Review Manajemen

Review manajemen merupakan proses evaluasi terhadap sistem manajemen organisasi seperti ISO. Review manajemen atau tinjauan manajemen ini dilakukan secara berkala, formal, dan terstruktur yang melibatkan manajemen puncak di setiap prosesnya. Tinjauan ini menilai efektivitas dan kesesuaian sistem manajemen yang diterapkan pada organisasi sesuai dengan persyaratan dan kriteria yang telah ditetapkan.

Berikut beberapa tujuan review manajemen:

• Mendukung pencapaian kinerja yang diinginkan organisasi
• Memenuhi persyaratan standar dokumen sistem manajemen, pelanggan, atau organisasi.
• Memeriksa kesesuaian dengan prosedur dan proses operasi yang sudah ditetapkan.
• Mengidentifikasi ketidaksesuaian dan memantau tindakan korektif serta pencegahannya.
• Memastikan manajemen puncak mengetahui setiap perubahan, pembaharuan, dan revisi terkait sistem manajemen organisasi.

Kapan Harus Melakukan Audit Internal dan Review Manajemen?

Berikut waktu terbaik yang dilakukan untuk melakukan audit internal dan review manajemen:

1. Audit Internal

• Setahun Sekali: Sesuai dengan persyaratan ISO atau sesuai rencana audit tahunan.
• Sebelum Audit Eksternal: Ketika surveillance atau re-sertifikasi agar ada waktu memperbaiki temuan.
• Setelah Ada Perubahan Besar:  Seperti proses, struktur organisasi, teknologi, atau kebijakan.
• Jika terjadi Insiden Besar: Saat terjadi keluhan pelanggan yang signifikan untuk memastikan masalah tidak terulang lagi.
• Sesuai siklus PDCA: Yang biasanya dilakukan di tahap check.

2. Review Manajemen

• Setahun sekali: sesuai dengan persyaratan ISO.
• Setelah semua audit internal selesai: Hal ini dilakukan agar data kinerja yang dibahas sudah lengkap.
• Sebelum Penetapan Rencana Kerja atau Tahun Berikutnya: Tindakan ini dilakukan agar hasil review bisa masuk ke dalam target dan program baru.
• Setelah terjadi Perubahan Signifikan: Pada strategi perusahaan, pasar, atau regulasi.

Audit internal dilakukan agar memastikan produk dan layanan yang dihasilkan sesuai dengan target, spesifikasi, dan kualitas yang sudah ditetapkan. Sedangkan review manajemen untuk mengukur efektivitas penerapan sistem manajemen pada organisasi. Keduanya dapat dilakukan setahun sekali, per tiga bulan atau enam bulan, serta dapat dilakukan ketika ditemukan perubahan yang signifikan pada organisasi. 

Jika Anda sedang mencari lembaga sertifikasi terakreditasi KAN, perkenalkan kami adalah Lembaga Penilaian Kesesuaian terkemuka di Indonesia yang menangani sertifikasi sistem manajemen, sertifikasi usaha pariwisata, sertifikasi PPIU, dan pelatihan  yang berfokus pada peningkatan sistem manajemen dan sumber daya manusia dalam organisasi atau perusahaan. Kami memiliki tim profesional yang berpengalaman di bidangnya untuk memenuhi kebutuhan perusahaan Anda. Untuk mengetahui informasi lebih lanjut, kunjungi laman berikut ini ekualindo.com.