Informasi Umum LSPr
Audit Sertifikasi Skema Usaha Pariwisata
- Persiapan kelengkapan audit, yaitu :
- Hasil Self Assesment dari auditee, bila diperlukan
- Standar yang diajukan
- Surat konfirmasi dari Penjadwalan atau APC yang berisikan detail rencana audit
- Customer Survey Formulir
- Tim Audit datang di lokasi yang akan diaudit dan dievaluasi sesuai dengan jadwal yang sudah disepakati.
- Jika anggota tim audit lebih dari satu orang, maka lead auditor memberikan tanggung jawab kepada setiap anggota tim untuk mengaudit proses, fungsi, lokasi, area, atau aktivitas tertentu. Penugasan tersebut mempertimbangkan kebutuhan akan kompetensi, dan penggunaan tim audit yang efektif dan efisien, serta peran dan tanggung jawab auditor, auditor dalam pelatihan dan pakar teknis yang berbeda. Perubahan penugasan dapat dilakukan sejalan dengan kemajuan audit untuk memastikan pencapaian tujuan audit.
- Tim Audit mengadakan opening meeting di lokasi audit bersama klien (materi opening dan closing meeting dapat menyesuaikan dan tidak baku sesuai formulir).
- Tim Audit menjelaskan mekanisme audit yang akan dilakukan di klien, tentang maksud dan tujuan audit serta esensi kegiatan audit yang dilakukan.
- Lead Auditor secara berkala mengkomunikasikan kemajuan audit dan masalah apapun kepada auditee.
- Tim Audit mengevaluasi efektivitas sistem yang diterapkan/diimplementasikan oleh organisasi sesuai dengan standar yang diaudit.
- Tim Audit harus membawa standar usaha yang diminta pada saat mengaudit dan mengevaluasi di auditee, baik dalam bentuk softfile ataupun hardfile.
- Jika bukti audit yang tersedia menunjukkan bahwa tujuan audit tidak dapat dicapai atau menunjukkan adanya risiko langsung dan signifikan (misalnya keselamatan), ketua tim akan melaporkan hal ini kepada klien dan, jika mungkin ke lembaga sertifikasi untuk menentukan tindakan yang sesuai. Tindakan tersebut dapat mencakup konfirmasi ulang atau modifikasi rencana audit, perubahan pada tujuan audit atau ruang lingkup audit, atau penghentian audit.
- Metode untuk memperoleh informasi harus mencakup, tetapi tidak terbatas pada:
- Wawancara;
- Pengamatan proses dan kegiatan;
- Pengamatan proses dan kegiatan;
- Tanggung jawab manajemen untuk kebijakan Klien
- Hubungan antara persyaratan normatif, kebijakan, sasaran dan target kinerja (sesuai dengan harapan dalam Standar sistem manajemen atau dokumen normatif lainnya yang berlaku), setiap persyaratan legal yang berlaku, tanggung jawab, kompetensi personel, operasional, prosedur, data kinerja dan temuan internal audit dan kesimpulan.
- Tim audit membuat report audit dalam form yang telah disediakan.
- Selama audit, informasi yang relevan dengan tujuan, ruang lingkup dan kriteria audit (termasuk informasi yang berkaitan dengan antarmuka antara fungsi, kegiatan dan proses) diperoleh dengan pengambilan sampel yang sesuai dan diverifikasi untuk menjadi bukti audit.
- Semua temuan yang didapat oleh Tim Audit dituliskan didalam form Laporan Ketidaksesuaian Audit sebelum closing meeting dilakukan.
- Kategori temuan ada tiga, yaitu Major, Minor, dan Observation/OFI. Major adalah jenis temuan dimana sistem sama sekali tidak berjalan. Atau pada saat audit berlangsung, terjadi hal yang sangat fatal sehingga mengakibatkan kematian. Temuan Minor adalah temuan dimana ketidaksesuaian terjadi karena inkonsistensi dalam menjalani sebuah proses. Yang terakhir adalah Observation atau OFI (Opportunity for improvement). OFI adalah jenis temuan yang bertujuan untuk peningkatan performa atau yang memiliki potensi menjadi Minor apabila dibiarkan.
- Lead Auditor menyelesaikan setiap pendapat yang berbeda antara tim audit dan klien mengenai bukti atau temuan audit, dan poin yang tidak terselesaikan harus dicatat.
- Lead Auditor mengambil keputusan terkait wewenang, tanggung jawab dan tugas dari tim audit serta beban kerja dari setiap personil selama proses audit berlangsung. Segala keputusan selama proses audit merupakan wewenang dari Lead Auditor.
- Tim Audit mengadakan closing meeting bersama klien setelah audit selesai dengan menggunakan form yang telah disediakan.
- Tim Audit membahas temuan-temuan yang didapat pada saat audit pada saat closing meeting.
- Tim audit wajib mengonfirmasi apakah temuan audit dapat diterima oleh auditee.
- Tim audit wajib menginformasikan prosedur dan sarana untuk keluhan dan banding selama proses closing meeting.
- Tim Audit memberikan batas waktu untuk penyelesaian temuan yang didapat pada saat audit sesuai dengan aturan dari lembaga sertifikasi.
- Tim audit harus melakukan proses audit sesuai dengan ISO 19011.
- Temuan ketidaksesuaian audit harus diselesaikan dalam kurun waktu yang telah ditentukan.
- Lead auditor hanya berhak untuk memberikan rekomendasi atau tidak memberikan rekomendasi untuk sertifikasi, tidak untuk memutuskan klien yang diaudit akan mendapatkan sertifikat.
- Hasil tindakan perbaikan yang telah dikirimkan oleh Klien akan diverifikasi oleh tim Audit dan/atau evaluator.
- Apabila hasil tindakan perbaikan belum memenuhi kriteria yang dipersyaratkan maka tim Audit akan menginformasikan kembali kepada Klien / Auditee sampai tindakan perbaikan tersebut sesuai dengan kriteria yang dipersyaratkan.
