bSebagai lembaga yang bertanggung jawab dalam memberikan sertifikasi kepada organisasi atau perusahaan yang telah memenuhi kualifikasi standar tertentu, Lembaga Penilaian Kesesuaian (LPK) juga dinilai atau diakreditasi oleh lembaga yang yang memiliki hierarki yang lebih tinggi, yaitu Komite Akreditasi Nasional (KAN). Untuk proses sertifikasi terakreditasi KAN, LPK harus melewati beberapa tahapan, dokumen-dokumen yang diperlukan, serta biaya untuk melaksanakan akreditasi yang diselenggarakan oleh KAN.

Alur Proses Sertifikasi KAN

Untuk meraih sertifikat akreditasi dari KAN, maka LPK harus melewati beberapa proses alur berikut ini:

1. Permohonan Akreditasi

LPK harus mengajukan permohonan akreditasi sesuai dengan format yang ditetapkan oleh KAN. Permohonan akreditas ini dapat diajukan oleh pimpinan atau personil dalam organisasi untuk bertindak atas nama organisasi.

2. Pra Asesmen

Pra asesmen dilakukan atas permintaan tertulis dari LPK kepada KAn setelah LPK mengajukan permohonan akreditasi. Kegiatan pra asesmen meliputi:

a. Penjelasan syarat dan aturan akreditasi;

b. Konfirmasi kecukupan persyaratan permohonan akreditasi;

c. Konfirmasi lingkup akreditasi termasuk lokasi (multilokasi);

d. Konfirmasi implementasi sistem dan dokumnetasi’

e. Diskusi tentang temuan terkait audit dokumen dan rekaman LPK; dan

f. Evaluasi awal kecukupan organisasi dan sumber daya.

3. Kajian Permohonan dan Sumber Daya

Kajian permohonan merupakan pemeriksaan oleh KAN atas kelengkapan permohonan akreditasi serta dokumen dan rekaman yang diajukan oleh LPK. Apabila permohonan dinyatakan lengkap, KAN menetapkan rencana asesmen yang terdiri dari audit dokumen dan rekaman LPK, kegiatan asesmen serta teknik asesmen yang akan dilakukan untuk menilai unjuk kerja LPK sesuai dengan persyaratan skema akreditasi.

4. Persiapan Asesmen

Asesmen dilakukan oleh tim asesmen yang ditunjuk oleh KAN. KAN akan memberitahukan LPK terkait rencana susunan tim asesmen, lokasi, waktu pelaksanaan, serta biaya asesmen.

5. Audit Dokumen dan Rekaman LPK

KAN akan mengirimkan personel untuk melakukan audit dokumen dan rekaman LPK. Jika LPK dinyatakan memenuhi persyaratan audit dokumen dan rekaman LPK, KAN melanjutkan proses akreditasi ke tahapan asesmen lapangan.

6. Asesmen Lapangan

Pada saat asesmen lapangan, LPK harus menyediakan akses terhadap sumber daya, sarana dan prasarana, informasi, dokumen dan rekaman yang diperlukan untuk memeriksa pemenuhan terhadap persyaratan akreditasi sesuai dengan ruang lingkup yang diajukan. Pada saat penutupan asesmen lapangan, tim asesmen menyampaikan laporan ringkas hasil asesmen lapangan. LPK diberikan kesempatan untuk melakukan klarifikasi terhadap laporan ringkas termasuk jika terdapat ketidaksesuaian.

7. Penyaksian Unjuk Kerja LPK (Witness) dalam Rangka Asesmen Awal

KAN melakukan penyaksian unjuk kerja LPK dengan cara observasi pada saat LPK melakukan kegiatan penilaian kesesuaian sesuai dengan ruang lingkup akreditasi. Hasil asesmen penyaksian unjuk kerja LPK merupakan salah satu dasar pemberian status akreditasi.

8. Tindakan Perbaikan Asesmen

LPK wajib menindaklanjuti ketidaksesuaian yang ditemukan pada saat pelaksanaan asesmen dengan melakukan analisis penyebab, rencana perbaikan dan/atau tindakan korektif serta menyerahkan bukti tindakan perbaikan kepada tim asesmen dan Sekretariat KAN dalam bentuk soft copy.

9. Pengambilan Keputusan dan Pemberian Akreditasi

Panitia Teknis akreditasi melakukan kajian terhadap laporan hasil asesmen untuk memberikan rekomendasi keputusan akreditasi kepada KAN. Apabila LPK diberikan akreditas, KAN memberikan Sertifikat Akreditasi yang memuat atau mengacu pada ruang lingkup akreditas LPK. Jika KAN tidak memberikan akreditasi kepada LPK, KAN memberikan informasi kepada LPK alasan tidak diberikan akreditasi. LPK diberikan kesempatan untuk mengajukan banding terhadap keputusan KAN.

Baca juga: EAS Apresiasi Loan Market Terapkan ISO 27001:2022

Dokumen dalam Proses Sertifikasi Terakreditasi KAN

Beberapa dokumen yang dibutuhkan dalam proses sertifikasi akreditasi KAN yaitu:

• Formulir permohonan akreditasi
• Bukti legalitas LPK atau organisasi induknya
• Dokumen sistem manajemen dan rekaman LPK
• Ruang lingkup akreditasi yang diajukan
• Daftar personel dan kompetensi
• Daftar peralatan, fasilitas, atau infrastruktur yang relevan
• Bukti implementasi sistem manajemen
• Bukti partisipasi dalam uji profisiensi/pemantauan eksternal

Biaya Proses Sertifikasi Terakreditasi KAN

Beberapa biaya yang harus dikeluarkan dalam proses sertifikasi terakreditasi KAN:

• Biaya permohonan akreditasi
• Biaya asesmen (audit dokumen, rekaman, lapangan, witness)
• Biaya pra-asesmen (opsional jika dilakukan)
• Iuran tahunan selama masa akreditasi
• Biaya lainnya yang ditetapkan oleh seperti surveilans, perluasan ruang lingkup, atau asesmen tidak terjadwal dilakukan.

Jika Anda sedang mencari lembaga sertifikasi terakreditasi KAN, perkenalkan kami adalah Lembaga Penilaian Kesesuaian terkemuka di Indonesia yang menangani sertifikasi sistem manajemen, sertifikasi usaha pariwisata, sertifikasi PPIU, dan pelatihan yang berfokus pada peningkatan sistem manajemen dan sumber daya manusia dalam organisasi atau perusahaan. Kami memiliki tim profesional yang berpengalaman di bidangnya untuk memenuhi kebutuhan perusahaan Anda. Untuk mengetahui informasi lebih lanjut, kunjungi website berikut ini ekualindo.com.