Mendapatkan sertifikasi ISO membutuhkan beberapa tahapan mulai dari komitmen, konsultasi, pelatihan, penerapan, audit, hingga sertifikasi ISO. Namun, terkadang organisasi masih mengalami kendala dalam menghadapi temuan audit ISO. Agar proses sertifikasi berjalan sesuai ekspektasi manajemen, maka organisasi harus menemukan cara menganalisis temuan audit ISO untuk mencapai tujuan organisasi.
Apa itu Audit ISO?
Sebagai penjelasan singkat, ISO merupakan standar yang dibuat oleh organisasi non-pemerintah yakni International Organization for Standardization. Organisasi ini membuat berbagai macam standar yang dapat diimplementasi kepada seluruh organisasi di dunia dengan skala internasional. ISO tidak hanya menjadi bukti kapasitas organisasi, tetapi bentuk komitmen tertinggi dalam meraih standar yang prestisius.
Baca juga: Tips Mempertahankan Sertifikasi ISO yang Efektif!
Untuk mendapatkan sertifikasi ISO, diperlukan beberapa tahapan, diantaranya yaitu audit ISO. Audit ISO merupakan proses penilaian yang dilakukan oleh auditor (baik internal maupun eksternal) untuk mengetahui seberapa jauh organisasi telah menerapkan standar ISO. Audit ISO tidak hanya menilai penerapan ISO pada organisasi, tetapi juga mencari temuan yang tidak sesuai dengan standar ISO.
Bagaimana Cara Menganalisis Temuan Audit ISO dan Menyusun Rencana Tindakan Korektif yang Efektif?
Sebagai seorang implementor, penting untuk mengetahui bagaimana cara menganalisis temuan audit ISO dan menyusun rencana tindakan korektif yang efektif, diantaranya yaitu:
1. Klasifikasi dan Pemahaman Temuan Audit
Langkah pertama yang dapat dilakukan yakni dengan mengelompokkan jenis temuan. Terdapat 3 jenis temuan, Ketidaksesuaian Mayor (Major), Ketidaksesuaian Minor (Minor), dan Observasi atau Peluang Perbaikan (Opportunity for Improvement). Setelah menentukan temuan, klasifikasikan kode temuan berdasarkan lokasi, kriteria ISO yang dilanggar (contoh: ISO 9001: 6.1.2), serta bukti objektif (hasil wawancara, dokumen, observasi lapangan).
2. Analisis Akar Masalah (Root Cause Analysis)
Gunakan beberapa metode seperti 5 Whys, Fishbone Diagram, atau Failure Mode and Effects Analysis (FMEA). Sebagai contoh, terdapat temuan pada dokumen prosedur kerja yang tidak tersedia di lokasi kerja. Akar masalah temuan ini dapat berasal dari kurangnya pelatihan yang menyebabkan adanya sistem distribusi dokumen yang salah, disertai tidak ada penanggung jawab yang jelas.
3. Menyusun Rencana Tindakan Korektif (Corrective Action Plan)
Rencana tindakan korektif dapat dilakukan mencakup:
a. Deskripsi Tindakan
Mendeskripsikan dengan jelas tindakan apa yang akan dilakukan untuk mengatasi akar masalah.
b. Penanggung Jawab
Siapa yang bertanggung jawab melakukan tindakan korektif dapat dilakukan dengan menunjuk kepala penanggung jawab, misal kepala auditor tim internal.
c. Batas Waktu Penyelesaian
Agar tindakan korektif dikerjakan secara serius, tetapkan deadline yang realistis dan terukur, sehingga perbaikan tidak mengalami kemunduran jadwal.
d. Sumber Daya
Siapkan sumber daya seperti pelaksana, peralatan, teknologi dan lain-lain untuk kebutuhan tindakan korektif.
e. Verifikasi Efektivitas
Mengecek apakah tindakan verifikasi sudah efektif dan sesuai dengan CAP atau belum. Jika belum, ulangi proses di atas.
4. Implementasi dan Monitoring
Langkah selanjutnya yakni memastikan bahwa seluruh tindakan sesuai rencana dengan mencatat bukti pelaksanaan seperti form, laporan tindakan, dokumentasi, dan sebagainya. Selain itu, lakukan monitoring untuk mengetahui update status tindak lanjut secara berkala.
5. Verifikasi dan Validasi Efektivitas
Tindakan verifikasi dapat dilakukan oleh auditor internal atau QA (Quality Assurance) untuk mengevaluasi apakah tindakan korektif dapat menghilangkan akar masalah. Jika tindakan verifikasi tidak efektif, ulangi proses analisis akar masalah untuk memvalidasi efektivitas tindakan verifikasi kembali.
6. Dokumentasi dan Pelaporan
Tahap akhir yakni dokumentasi dan pelaporan. Seluruh tahapan yang dilakukan di atas harus terdokumentasi dengan baik yang mencakup laporan temuan, analisis akar masalah, rencana tindakan korektif, bukti pelaksanaan, dan hasil verifikasi.
Bila terdapat temuan saat audit ISO, jangan ragu untuk melakukan perbaikan dengan cara menganalisis temuan audit ISO. Salah satu tindakan perbaikan yang dapat dilakukan yaitu dengan menyusun tindakan korektif, sehingga kedepannya diharapkan akar masalah dapat dihilangkan dan proses sertifikasi dapat berjalan lancar.
Jika Anda sedang mencari lembaga sertifikasi terakreditasi KAN, perkenalkan kami adalah Lembaga Penilaian Kesesuaian terkemuka di Indonesia yang menangani sertifikasi sistem manajemen, sertifikasi usaha pariwisata, sertifikasi PPIU, dan pelatihan yang berfokus pada peningkatan sistem manajemen dan sumber daya manusia dalam organisasi atau perusahaan. Kami memiliki tim profesional yang berpengalaman di bidangnya untuk memenuhi kebutuhan perusahaan Anda. Untuk mengetahui informasi lebih lanjut, kunjungi laman berikut ini ekualindo.com.
