ISO 9001 merupakan Sistem Manajemen Mutu (SMM) yang berfokus pada peningkatan kualitas, kinerja, memenuhi harapan pelanggan, dan berkomitmen meningkatkan mutu organisasi atau perusahaan. ISO 9001 memberikan panduan terkait cara menetapkan, menerapkan, memelihara, dan terus meningkatkan sistem manajemen mutu. ISO 9001 diterbitkan oleh Organisasi Standarisasi Internasional (ISO) dan telah mengalami revisi sebanyak enam kali yaitu pada tahun 1987, 1994, 2000, 2008, dan 2015. Versi terbaru ISO 9001 adalah ISO 9001:2015. Melaksanakan implementasi ISO 9001:2015 pada perusahaan Anda menunjukan bahwa perusahaan telah menerapkan proses yang efektif dan melatih staf untuk menghasilkan produk atau layanan yang sempurna dari waktu ke waktu.

Pentingnya Implementasi ISO 9001:2015 untuk Bisnis

ISO 9001:2015 salah satu sistem manajemen ISO yang paling populer dan paling banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan dari berbagai negara. Hal ini dikarenakan ISO 9001 dapat menjamin perusahaan memiliki jaminan kualitas dan mutu berstandar internasional dan mampu meningkatkan kualitas produk atau jasa seperti perusahaan manufaktur. Selain itu, menerapkan ISO 9001 juga dapat membantu perusahaan dalam memastikan kepatuhan terhadap peraturan dan persyaratan hukum yang berlaku dalam lingkup operasional perusahaan.

Implementasi ISO 9001:2015 pada bisnis bukan tanpa alasan, karena ISO 9001:2015 berperan penting dalam memajukan bisnis perusahaan, seperti:

1. Meningkatkan Kepercayaan

ISO 9001:2015 memastikan bahwa perusahaan memiliki proses kontrol kualitas yang kuat, sehingga akan berdampak pada kepercayaan mitra bisnis, investor, pemangku kepentingan, dan pelanggan.

2. Menangani Feedback secara Efektif

ISO 9001:2015 menawarkan pedoman dalam menyelesaikan saran dan keluhan pelanggan secara efektif, sehingga penyelesaian feedback dapat diselesaikan dengan tepat waktu dengan hasil yang memuaskan.

3. Peningkatan terhadap Proses Operasional

ISO 9001:2015 membantu perusahaan dalam mengidentifikasi, mengurangi inefisiensi, mengurangi pemborosan, menyederhanakan operasi, serta mendorong pengambilan  keputusan yang tepat sehingga akan berdampak pada peningkatan kualitas mutu produk, penghematan biaya, dan hasil yang lebih baik lagi.

4. Tinjauan secara Berkelanjutan

Pelaksanaan audit dan tinjauan secara rutin dapat menyempurnakan implementasi sistem manajemen mutu dalam jangka waktu yang panjang.

Kesalahan Umum pada Implementasi ISO 9001:2015

Meskipun menjadi sistem manajemen mutu ISO yang populer dan banyak digunakan, masih banyak perusahaan-perusahaan yang gagal dalam mengimplementasikan ISO 9001:2015 dikarenakan melakukan beberapa kesalahan. Berikut 10 kesalahan umum yang sering terjadi pada implementasi ISO 9001:2015:

1. Kurangnya Komitmen Kepemimpinan

Kurangnya peran dan komitmen pemuncak manajemen dapat menyebabkan kegagalan dalam implementasi ISO 9001:2015. Tanpa keterlibatan mereka, inisiatif tersebut  sulit untuk dilaksanakan.

2. Kurangnya Pemahaman terhadap Persyaratan

Kurangnya pemahaman terhadap persyaratan ISO 9001:2015 dapat menyebabkan kesalahan dalam penerapannya. Hal ini dapat mengakibatkan ketidaksesuaian, pemborosan sumber daya, dan kebingungan di antara karyawan.

3. Pelatihan yang Tidak Memadai

Karyawan yang tidak memiliki pelatihan yang tepat dapat menurunkan kontribusi secara langsung dalam penerapan  ISO 9001:2015. Hal ini  akan mengakibatkan kesalahan, moral yang rendah, dan sistem manajemen mutu yang tidak berfungsi dengan baik.

4. Kurangnya Komunikasi dan Keterlibatan

Komunikasi yang buruk dapat di antara karyawan, tim implementor, manajemen, dan pimpinan dapat menyebabkan implementasi ISO 9001:2015 terganggu.

5. Resistensi terhadap Perubahan

Terkadang beberapa pemangku kepentingan di dalam perusahaan menolak untuk beradaptasi dengan perubahan ISO. Tindakan ini biasanya dikarenakan keengganan individu dalam menerapkan metode yang baru, perasaan yang tidak nyaman dengan sistem yang baru, hingga moral yang rendah.

6. Tidak Sesuai dengan Operasional Perusahaan

Standar ISO 9001:20015 yang memiliki dokumen yang sama seringkali gagal diterapkan di dalam perusahaan yang memiliki gaya dan metode operasional tersendiri. Ketidaksesuaian ini dapat menyebabkan kebingungan, gagal

7. Terlalu Kaku

Sistem Manajemen Mutu yang kaku tidak dapat beradaptasi dengan perubahan kebutuhan dan lingkungan bisnis. Ketidakstabilan ini membuat sistem menjadi cepat usang dan tidak efektif.

8. Berfokus pada Teori daripada  Praktik

Jika perusahaan terlalu fokus pada teori standar ISO 9001 dan tidak seimbang dengan penerapan praktiknya, standar ISO 9001 menjadi tidak praktis dan gagal dalam memberikan nilai pada operasi harian.

9. Dokumentasi yang Berlebihan

Membuat dokumentasi yang terlalu banyak dapat membebani karyawan dan menghambat efektivitas penerapan ISO 9001:2015. Hal ini dikarenakan ada anggapan bahwa dengan banyaknya dokumentasi akan memastikan kepatuhan yang lebih baik, sedangkan pada kenyataannya tidak begitu.

10. Detail yang Berlebihan

Memasukkan detail yang terlalu banyak dalam dokumentasi dapat membuat rumit dan sulit digunakan, sehingga akan memperlambat proses, membuang waktu dan sumber daya yang tidak memberikan nilai tambah bagi sistem.