ISO 9001 merupakan sebuah standar yang sangat penting dan dikenal luas untuk mempertahankan kualitas di berbagai industri. Penerapan standar tersebut memerlukan perencanaan kebutuhan yang tepat dan harus mematuhi semua klausul-klausul yang telah ditetapkan. 

Dalam rangka mencapai tujuan bisnis yang efektif dan meningkatkan ekonomi negara, pemerintah menetapkan peraturan Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 28 Tahun 2021 tentang Penyelenggaraan Bidang Perindustrian. Untuk memastikan kepatuhan, perusahaan dapat mengimplementasikan ISO 9001 untuk menyusun rencana kebutuhan industri mereka. Meski begitu, menyusun rencana kebutuhan industri yang sesuai standar ISO 9001 tidaklah mudah.  ISO 9001 dapat meningkatkan customer experience lho!

Hal ini perlu pemahaman yang tepat dan mendalam tentang klausul-klausul ISO 9001, serta perlu adanya strategi yang efektif agar aplikasinya dapat berjalan dengan baik. Lalu, bagaimana cara menyusun rencana kebutuhan industri yang sesuai dengan standar ISO 9001?

Pengertian Kebutuhan Industri

Dalam konteks Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2021, kebutuhan industri merujuk pada kebutuhan akan bahan baku dan/atau bahan penolong yang digunakan dalam proses produksi industri untuk jangka waktu satu tahun.

• Bahan baku: Bahan mentah, barang setengah jadi, atau barang jadi yang diolah menjadi barang dengan nilai tambah.
• Bahan penolong: Bahan pelengkap dalam proses produksi agar produk berfungsi sempurna sesuai harapan.

Untuk menyusun rencana kebutuhan industri, harus melalui usulan dari setiap perusahaan industri dan ditetapkan oleh menteri perindustrian. Penetapan tersebut juga harus dengan mempertimbangkan rencana induk pembangunan industri nasional dan kebijakan industri nasional.

Langkah Jitu Menyusun Rencana Kebutuhan Industri Sesuai Standar ISO 9001

Untuk menyusun rencana kebutuhan industri yang berkualitas diperlukan langkah-langkah yang tepat. Dengan begitu, standar ISO 9001 memiliki peran penting dalam menyusun rencana kebutuhan industri yang berkualitas. Berikut langkah-langkahnya:

1. Memahami Konteks Organisasi (Klausul 4)

Mengidentifikasi faktor internal seperti kapasitas produksi dan anggaran, serta faktor eksternal seperti tren pasar dan regulasi yang dapat memengaruhi kebutuhan bahan. Selain itu, penting juga untuk mempertimbangkan siklus produksi, perkiraan permintaan pasar, dan risiko gangguan pasokan. Identifikasi juga pihak terkait, seperti pemasok dan pelanggan, serta harapan mereka terkait kualitas bahan baku dan bahan penolong.

2. Kepemimpinan (Klausul 5)

Pastikan komitmen manajemen puncak terhadap perencanaan kebutuhan yang efektif dan sesuai standar ISO 9001:2015. Selain itu, manajemen puncak perlu menetapkan kebijakan mutu yang jelas untuk mendukung penggunaan bahan baku dan bahan penolong yang efisien dan berkelanjutan.

3. Perencanaan (Klausul 6)

Tetapkan tujuan mutu yang dapat diukur, misalnya, mengurangi tingkat pemborosan bahan baku sebesar 5% dalam setahun. Disini, perusahaan perlu mengidentifikasi risiko terkait pasokan bahan serta merencanakan tindakan mitigasi risiko.

4. Dukungan (Klausul 7)

Alokasikan sumber daya yang memadai untuk perencanaan kebutuhan, termasuk personil yang kompeten dan perangkat yang digunakan. Selain itu, pastikan komunikasi berjalan efektif antar bagian.

5. Operasi (Klausul 8)

Kembangkan proses perencanaan kebutuhan yang terstruktur dan terdokumentasi dengan baik. Dalam hal ini, dokumentasi sangat penting untuk memperkirakan permintaan, dan informasi pasar untuk menghitung kebutuhan bahan secara akurat. Implementasikan juga sistem pengendalian persediaan untuk menghindari kelebihan atau kekurangan stok. Tinjau dan perbarui rencana kebutuhan secara berkala sesuai perubahan kondisi.

6. Evaluasi Kinerja (Klausul 9)

Pantau kinerja pengadaan bahan, termasuk biaya, kualitas, dan ketepatan waktu pengiriman. Selain itu, lakukan audit internal berkala untuk memastikan kesesuaian proses perencanaan kebutuhan dengan standar ISO 9001:2015.

7. Perbaikan (Klausul 10)

 Analisis akar masalah jika terjadi ketidaksesuaian dalam pengadaan atau penggunaan bahan. Kemudian, terapkan tindakan korektif untuk mengatasi masalah dan mencegah terulangnya. Hal ini perlu dilakukan secara berkala untuk meningkatkan kualitas bahan perusahaan secara berkelanjutan.