Apakah kalian merasa kecewa dengan pelayanan sebuah organisasi? Seringkali, pelayanan yang buruk disebabkan oleh ketidaktahuan atau kurangnya pemahaman tentang bagaimana cara melayani pelanggan dengan baik. Pengertian, manfaat, dan tahapan business process management.

Inilah mengapa perusahaan perlu menerapkan Total Quality Management (TQM) sebagai landasan untuk memastikan setiap personil dalam organisasi memiliki pengetahuan dan keterampilan yang cukup dalam memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan. Lalu, apa itu Total Quality Management?

Apa yang Dimaksud dengan Total Quality Management?

Total Quality Management (TQM) adalah pendekatan manajemen yang komprehensif dan terstruktur, yang bertujuan untuk mencapai kualitas terbaik dalam semua aspek organisasi. 

Penerapan TQM sendiri perlu melibatkan seluruh anggota organisasi, mulai dari tingkat manajemen puncak hingga karyawan operasional dalam upaya untuk meningkatkan proses, produk, layanan, dan budaya perusahaan secara berkelanjutan. 

Bagaimana Cara Menerapkannya?

Penerapan TQM memang tidak memiliki rumus baku yang berlaku universal untuk semua jenis bisnis dan industri. Setiap perusahaan memiliki karakteristik dan kebutuhan yang unik, sehingga memerlukan pendekatan yang disesuaikan. Namun, terdapat beberapa langkah umum yang dapat dijadikan panduan dalam mengimplementasikan TQM adalah sebagai berikut:

1. Pemetaan Budaya Perusahaan

Langkah pertama adalah mengidentifikasi budaya perusahaan yang ada, termasuk nilai-nilai inti dan sistem yang berlaku. Pemahaman mendalam tentang budaya perusahaan akan membantu dalam merancang sistem TQM yang sesuai dan efektif.

2. Penyusunan Rencana Induk

Berdasarkan pemahaman tentang budaya perusahaan, langkah selanjutnya adalah menyusun rencana induk TQM. Rencana ini akan menjadi panduan utama dalam implementasi TQM meliputi tujuan, strategi, dan langkah-langkah yang akan diambil.

3. Identifikasi Kebutuhan Pelanggan

Tahap ini melibatkan pemahaman mendalam tentang apa yang diinginkan dan diharapkan pelanggan dari produk atau layanan yang ditawarkan. Dengan memahami kebutuhan pelanggan, perusahaan dapat menentukan cara terbaik untuk memenuhi dan bahkan melampaui harapan mereka.

4. Pembentukan Tim TQM

Untuk memastikan implementasi TQM berjalan efektif, perlu dibentuk tim yang terdiri dari manajemen dan karyawan. Tim ini akan bertanggung jawab untuk memandu dan mengawasi proses implementasi TQM, serta memastikan bahwa upaya TQM terintegrasi dalam kegiatan operasional sehari-hari.

5. Pengumpulan Umpan Balik

Umpan balik dari karyawan dan pelanggan sangat penting dalam mengukur kemajuan implementasi TQM. Umpan balik ini dapat memberikan informasi berharga tentang efektivitas sistem TQM, serta area-area yang perlu ditingkatkan.

Dengan begitu, perusahaan dapat mengembangkan sistem TQM yang sesuai dengan kebutuhan dan karakteristik uniknya. Penting untuk diingat bahwa implementasi TQM adalah proses yang berkelanjutan, sehingga perlu dilakukan evaluasi dan perbaikan secara berkala untuk memastikan efektivitasnya dalam jangka panjang.

Cara Total Quality Management (TQM) Meningkatkan Kualitas Produk

TQM sendiri melibatkan empat tahapan Plan-Do-Check-Act (PDCA) dalam penerapannya. Diantaranya:

1. Tahap Perencanaan (Plan)

Tahap ini dimulai dengan mengidentifikasi masalah yang ada dalam operasional perusahaan. Karyawan secara aktif terlibat dalam menggali akar penyebab masalah tersebut melalui penelitian dan pengumpulan data yang relevan. Tujuannya adalah untuk memahami masalah secara mendalam sebelum mencari solusi.

2. Tahap Melakukan (Do)

Setelah masalah dipahami, langkah selanjutnya adalah mengembangkan dan menerapkan strategi untuk mengatasi masalah tersebut. Solusi yang diimplementasikan kemudian dievaluasi secara berkala untuk memastikan efektivitasnya dalam mengatasi masalah yang dihadapi di tempat kerja.

3. Tahap Pengecekan (Check)

Pada tahap ini, kinerja proses dievaluasi dengan membandingkan data yang dikumpulkan sebelum dan sesudah implementasi solusi. Perbandingan ini bertujuan untuk mengukur efisiensi proses dan menentukan sejauh mana solusi berhasil mengatasi masalah.

4. Tahap Bertindak (Act)

Tahap terakhir melibatkan pendokumentasian hasil proses dan mempersiapkan diri untuk menghadapi tantangan berikutnya. Dengan mendokumentasikan hasil, perusahaan dapat belajar dari pengalaman dan terus melakukan perbaikan berkelanjutan.