Informasi Umum LSSM, LSMKI, LSMAP

Informasi Umum LSSM

Transfer Audit

Proses transfer sertifikasi dilakukan jika:
- Ada permintaan dari pemegang sertifikat klien dari lembaga sertifikasi lain memilih untuk beralih ke Lembaga Sertifikasi EKUALINDO, sebelum berakhirnya sertifikasi tersebut; dan/atau
- LS yang dicabut akreditasinya oleh KAN.
Umumnya, waktu berlaku Sertifikasi yang di transfer adalah dari waktu transfer sampai tanggal berakhirnya sertifikasi tersebut.
Transfer sertifikat dilakukan:
- Bukan atas dasar persaingan tidak sehat.
- Tetap menjamin terjaganya integritas dan kredibilitas sertifikasi.
- Jika sertifikasi yang di transfer memiliki ketidaksesuaian atau tidak memenuhi syarat dan ketentuan yang berlaku, maka harus dianggap sebagai sertifikasi baru dan membutuhkan sistem Audit/Evaluasi lengkap sebagaimana penerapan prosedur pada klien baru.
- Ketika calon klien ingin menginginkan transfer sertifikasi, maka harus memenuhi persyaratan dengan mengisi form Aplikasi Pendaftaran dan dilampirkan informasi seperti dibawah ini:
  - Sertifikat dari LS sebelumnya.
  - Laporan lengkap Audit/Evaluasi sebelumnya.
  - Lingkup Sertifikasi saat ini.

Informasi Umum LSSM

Pembekuan Sertifikat

Pembekuan sertifikasi bisa disebabkan atas permintaan klien yang disertifikasi secara sukarela atau oleh LEMBAGA SERTIFIKASI EKUALINDO (Lembaga Sertifikasi Usaha) apabila klien tidak memenuhi persyaratan sebagai berikut :

Tidak melaksanakan Surveillance Audit.
Untuk Surveillance Audit, Jika Corrective Action Request (CAR) tidak diselesaikan dalam batas waktu yang sudah ditentukan. QA memberi informasi tertulis kepada klien 1 minggu sebelum tanggal jatuh tempo untuk segera menyelesaikan CAR tersebut. Apabila CAR tidak ditindaklanjuti sampai batas waktu yang telah ditentukan maka QA akan menginformasikan kepada QA untuk segera melakukan proses pembekuan.
Jika klien menyalahgunakan sertifikat EKUALINDO atau Logo dan laporan audit maka QA mengajukan rekomendasi kepada Pengambil Keputusan Sertifikasi untuk melakukan pembekuan atau pencabutan sertifikasi. Kemudian Pengambil Keputusan Sertifikasi menginformasikan kepada QA mengenai keputusan Pembekuan atau Pencabutan sertifikat tersebut untuk kemudian QA mengirimkan surat Pembekuan atau Pencabutan kepada pihak Klien.
Jika klien tidak bersedia di-audit surveillance dalam jangka waktu yang sudah ditentukan, maka QA berhak mengirimkan surat pembekuan kepada pihak klien.
Jika klien belum menyelesaikan administrasi biaya surveillance dan melakukan konfirmasi resmi kepada LEMBAGA SERTIFIKASI EKUALINDO sampai dengan batas waktu yang telah ditentukan maka Bagian QA akan mengirimkan surat peringatan pertama yaitu surat pembekuan sertifikat terhitung H+1 dari tanggal surveilan yang telah disepakati sebelumnya.

Masa pembekuan sertifikat adalah 90 hari. Adapun tahapan pembekuan sertifikat antara lain :

QA akan mengirimkan surat teguran tertulis pertama saat klien tidak memenuhi persyaratan-persyaratan dalam poin a sampai dengan e.
Apabila dalam jangka waktu 30 hari kerja setelah diberikan teguran tertulis pertama klien tidak memenuhi poin 6.2 QA akan mengirimkan surat teguran tertulis kedua.
Apabila dalam jangka waktu 30 hari kerja setelah diberikan teguran tertulis kedua klien tidak memenuhi poin 6.2 , QA akan mengirimkan surat teguran tertulis ketiga.
Apabila dalam jangka waktu 30 hari kerja setelah dikenakan surat teguran tertulis ketiga, klien tidak memenuhi poin 6.2, maka LEMBAGA SERTIFIKASI EKUALINDO akan memberikan sanksi pembekuan sertifikat.
QA mengirimkan surat pemberitahuan yang menyatakan bahwa sertifikat klien berada pada status “Dibekukan”.
Jika status klien telah dibekukan oleh LEMBAGA SERTIFIKASI EKUALINDO maka QA akan menginformasikan kepada Bagian Keuangan, Bagian Operasional, Bagian Sales dan Marketing, dan Direktur Utama.
Bagian IT melakukan Updated status klien yang bersangkutan dari web https://ekualindo.com/
Jika pada poin 6.2 dapat dipenuhi selama 90 hari masa pembekuan, maka Lembaga Sertifikasi dapat mengaktifkan kembali sertifikat yang telah dibekukan.

Informasi Umum LSSM

Pencabutan Sertifikat

Sertifikat dapat dicabut, yang tidak terbatas hanya pada kasus-kasus berikut :

Tindakan perbaikan pada ketidaksesuaian yang telah diambil oleh pelanggan tidak memadai dalam kasus pembekuan Sertifikat
Klien tidak memenuhi kewajiban finansialnya kepada LEMBAGA SERTIFIKASI EKUALINDO.
Klien yang disertifikasi meminta pencabutan sertifikat secara sukarela;
Jika izin penyelenggaraan lembaga dicabut oleh pemberi izin.
Berdasarkan kasus tersebut diatas maka QA akan mengirimkan surat pencabutan dan memberitahukan kepada klien secara tertulis untuk Klien menghentikan dengan segera penggunaan Logo dan Sertifikat EKUALINDO
Klien dapat mengajukan Banding / keberatan terhadap keputusan yang sudah ditetapkan oleh LEMBAGA SERTIFIKASI EKUALINDO.
Tidak ada pengambilan biaya atas pencabutan Sertifikat.
Jika status klien telah dicabut oleh LEMBAGA SERTIFIKASI EKUALINDO maka QA akan menginformasikan kepada Bagian Keuangan, Bagian Operasional, Bagian Sales dan Marketing, dan Direktur Utama.
QA mengirimkan surat pemberitahuan yang menyatakan bahwa sertifikat klien berada pada status “Dicabut”.
Bagian Informasi dan Pemasaran melakukan Updated status klien yang bersangkutan dari web https://ekualindo.com/
QA menyimpan surat pemberitahuan Pencabutan Sertifikat selama 3 Tahun.

Pencabutan Sertifikat dalam kondisi Surveillance akan dilakukan oleh QA apabila klien tidak memenuhi persyaratan sebagai berikut :

Berdasarkan konfirmasi dari Bagian Keuangan sesuai kasus Point 6.2.1 (b) tersebut diatas, maka QA akan memutuskan untuk melakukan pencabutan sertifikat kepada klien. LEMBAGA SERTIFIKASI EKUALINDO memberikan waktu kurang dari 30 hari kepada klien untuk segera dapat menyelesaikan kewajiban finansialnya terhitung pada saat sertifikat dibekukan.
Jika klien masih belum menyelesaikan administrasi biaya survaillan dan melakukan konfirmasi resmi kepada LEMBAGA SERTIFIKASI EKUALINDO sampai dengan batas waktu yang telah ditentukan maka QA akan mengirimkan surat pencabutan sertifikat.
Jika status klien telah dicabut oleh LEMBAGA SERTIFIKASI EKUALINDO maka QA akan menginformasikan kepada Bagian Keuangan, Bagian Operational, dan Bagian Sales dan Marketing, dan Direktur Utama. Bagian Sales dan Marketing harus mengupdate informasi maksimal 2 hari mengenai status Klien Beku dan atau Cabut kedalam web https://ekualindo.com/ tentang status klien/pelanggan yang telah dicabut.