Ketika organisasi menerapkan sistem manajemen sesuai dengan standar sistem manajemen ISO, langkah selanjutnya yang perlu dilakukan adalah mendapatkan pengakuan formal dari Lembaga Sertifikasi. Untuk mendapatkan pengakuan berupa Sertifikasi, maka organisasi harus berhati-hati dalam memilih lembaga sertifikasi. Pada artikel ini terdapat beberapa tips memilih lembaga sertifikasi yang tepat untuk Organisasi. Berikut pembahasannya.

Mengapa organisasi perlu memilih lembaga sertifikasi?

Sertifikasi adalah proses dalam menjamin kesesuaian organisasi dalam memenuhi berbagai persyaratan standar yang berlaku, salah satunya ISO. Keberhasilan proses ini dapat dibuktikan dengan penerbitan sertifikat oleh lembaga berwenang yaitu Lembaga Sertifikasi. Sertifikat ini menyatakan bahwa organisasi telah berhasil menerapkan dan memelihara sistem manajemen secara konsisten serta lulus sertifikasi sesuai standar yang diterapkannya.

Lembaga sertifikasi sendiri adalah pihak ketiga independen yang bertanggung jawab atas proses sertifikasi. Pengakuan lembaga sertifikasi kepada organisasi semakin penting seiring dengan meningkatnya perkembangan bisnis. Selain itu, sertifikasi juga sudah berkembang menjadi persyaratan dalam menjalankan kerjasama antara penyedia dan pemasok, baik secara nasional maupun internasional. 

Sebaik apapun penerapan sistem manajemen di Organisasi, tanpa pengakuan Lembaga Sertifikasi kredibilitas organisasi dapat dipertanyakan. Sertifikasi dapat mendorong meningkatkan kepercayaan pelanggan terhadap produk, jasa, maupun layanan yang ditawarkan organisasi.

Baca juga: Tujuan Sertifikasi ISO 9001

Pentingnya memilih lembaga sertifikasi yang tepat

Dalam memilih Lembaga Sertifikasi terdapat beberapa kriteria yang perlu dijadikan dasar. Saat ini masih banyak organisasi yang menyamakan pemilihan LS dengan komoditas, salah satunya dengan memilih LS yang penawaran harganya rendah. Organisasi memang perlu memperhatikan harga karena faktor keuangan Perusahaan. Namun, tidak bisa disangkal  bahwa organisasi juga perlu mempertimbangkan banyak hal diluar harga. Jika harga dijadikan sebagai satu-satunya kriteria memilih LS, maka Organisasi mungkin akan bekerja dengan LS yang:

1. Tidak memiliki pengalaman di bidangnya atau pengalamannya tidak cukup sehingga hasilnya kurang kredibel.
2. Memiliki reputasi buruk.
3. Tidak diakui calon pelanggan.
4. Tidak memiliki lisensi dari Lembaga yang berwenang.

Dalam hal ini organisasi sangat direkomendasikan untuk mempertimbangkan nilai atau value yang memberikan dampak penting terhadap bisnis dan prosesnya. Dibandingkan pengakuan yang diberikan melalui selembar kertas dalam bentuk sertifikat saja, bahkan tidak memberikan dampak apapun.

Kriteria dalam Memilih Lembaga Sertifikasi

1. Reputasi: Pilihlah lembaga sertifikasi yang memiliki reputasi yang baik. 
2. Akreditasi: Periksa apakah lembaga sertifikasi memiliki akreditasi atau lisensi dari badan pemerintah setempat. 
3. Spesialisasi: Pastikan lembaga sertifikasi memiliki pengalaman dan spesialisasi di bidang yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
4. Pengalaman: Sangat disarankan untuk memilih auditor yang sudah memiliki banyak pengalaman yang dapat dilihat melalui CV atau list perusahaan yang pernah diauditnya. 
5. Audit terintegrasi: Jika perusahaan berencana untuk menerapkan lebih dari 2 standar sistem manajemen ISO, maka disarankan untuk mengajukan audit terintegrasi kepada LS. Hal ini tentu akan menghemat waktu dan biaya yang dikeluarkan perusahaan. 
6. Fleksibilitas: Komunikasikan kepada LS terkait fleksibilitas auditor yang ditugaskan dan jadwal auditnya untuk mempertimbangkan keputusan perusahaan dalam pelaksanaan audit (jika ingin melakukan perubahan jadwal audit).
7. Kematangan: Jika organisasi memiliki target untuk mendapatkan sertifikasi, maka tanyakan kepada lembaga sertifikasi tentang persyaratan tingkat kematangan sistem manajemen sebelum sertifikasi dilaksanakan. 
8. Bahasa: Direkomendasikan untuk memilih LS dengan auditor yang memiliki kemampuan bahasa yang sesuai dengan yang digunakan perusahaan agar audit dapat berjalan lancar.

Tips memilih lembaga sertifikasi

Perusahaan atau instansi perlu memperhatikan berbagai aspek untuk menyesuaikan syarat-syarat dan peraturan yang sesuai dengan visi-misi perusahaannya. Selain itu, perusahaan juga harus mempertimbangkan keuntungan apa yang diinginkan dengan mendapatkan sertifikasi. Sehingga perusahaan dapat membuat kriteria yang sesuai dengan situasinya. Berikut beberapa tips dalam memilih lembaga sertifikasi:

1. Mencari lembaga sertifikasi lebih awal.

Dalam memilih lembaga sertifikasi, perusahaan disarankan untuk  mencari LS pada tahapan awal penerapan sistem manajemen. Yaitu dengan meminta penawaran dari beberapa lembaga sertifikasi ISO dan menanyakan manfaat lainnya yang dapat diberikan selain audit sertifikasi. Misalnya, LS dapat memberikan saran mengenai ruang lingkup sistem manajemen di Perusahaan.

2. Menggunakan LS yang digunakan oleh klien atau kompetitor utama

Dalam hal ini pertimbangkan apakah lembaga sertifikasi tersebut memiliki lebih banyak pengetahuan tentang sektor bisnis atau ekonomi perusahaan dan dapat memberikan tips perbaikan.

3. Melihat layanan apa saja yang disertakan

Dalam membandingkan biaya pastikan apa saja layanan yang sudah termasuk didalamnya, misalnya apakah biaya sudah termasuk  biaya perjalanan, akomodasi dan sejenisnya.