EAS Certification

Informasi Umum LSUHK

Transfer Audit

Proses transfer sertifikasi dilakukan jika:
- Ada permintaan dari pemegang sertifikat klien dari lembaga sertifikasi lain memilih untuk beralih ke Lembaga Sertifikasi EKUALINDO, sebelum berakhirnya sertifikasi tersebut; dan/atau
- LS yang dicabut akreditasinya oleh KAN.
Umumnya, waktu berlaku Sertifikasi yang di transfer adalah dari waktu transfer sampai tanggal berakhirnya sertifikasi tersebut.
Transfer sertifikat dilakukan:
- Bukan atas dasar persaingan tidak sehat.
- Tetap menjamin terjaganya integritas dan kredibilitas sertifikasi.
- Jika sertifikasi yang di transfer memiliki ketidaksesuaian atau tidak memenuhi syarat dan ketentuan yang berlaku, maka harus dianggap sebagai sertifikasi baru dan membutuhkan sistem Audit/Evaluasi lengkap sebagaimana penerapan prosedur pada klien baru.
- Ketika calon klien ingin menginginkan transfer sertifikasi, maka harus memenuhi persyaratan dengan mengisi form Aplikasi Pendaftaran dan dilampirkan informasi seperti dibawah ini:
  - Sertifikat dari LS sebelumnya.
  - Laporan lengkap Audit/Evaluasi sebelumnya.
  - Lingkup Sertifikasi saat ini.
Untuk skema PPIU dan PIHK kajian dokumen meliputi:
- Status adanya ketidaksesuaian dari sertifikasi sebelumnya.
- Status pembekuan dari LS penerbit.
- Sertifikat dari LS sebelumnya.
- Laporan lengkap Audit/Evaluasi sebelumnya.
- Catatan keluhan yang diterima dan tindak lanjut yang dilakukan.
- Lingkup Sertifikasi saat ini.
- Informasi kepatuhan hokum PPIU dan PIHK pemohon.
Untuk skema PPIU dan PIHK, dalam hal LS Ekualindo penerima transfer sertifikasi tidak mendapatkan informasi yang memadai dari LS sebelumnya, LS Ekualindo sebagi penerima transfer sertifikasi melakukan evaluasi lapangan.
Proses sertifikasi ulang berdasarkan masa berlaku ketika sertifikat berakhir. Waktu Audit/Evaluasi dapat ditambahkan untuk meninjau laporan awal dari lembaga sertifikasi sebelumnya.
Proposal transfer sertifikat dikeluarkan ketika ada permintaan transfer sertifikasi dari klien dan form aplikasi sertifikasi telah diisi.
Prosedur transfer sertifikasi apabila LS UHK yang dicabut akreditasinya oleh KAN:
- KAN menyampaikan informasi status pencabutan LS UHK kepada PPIU dan PIHK yang telah disertifikasi.
- KAN memberikan daftar LS UHK lain untuk dipilih sebagai LS UHK penerima transfer sertifikasi.
- PPIU atau PIHK memilih LS UHK penerima transfer sertifikasi.
- LS UHK yang dicabut akreditasinya oleh KAN wajib melakukan transfer sertifikasi kepada LS UHK penerima transfer sertifikasi dalam jangka waktu paling lambat 14 (empat belas) hari kerja terhitung sejak tanggal keputusan pencabutan akreditasi.
- Dalam hal jangka waktu paling lambat 14 (empat belas) hari kerja PPIU atau PIHK tidak memilih LS UHK penerima transfer sertifikasi, LS UHK yang dicabut memilih LS UHK penerima transfer sertifikasi berdasarkan daftar LS UHK lain yang diberikan oleh KAN.
- Dalam hal jangka waktu paling lambat 14 (empat belas) hari kerja LS UHK yang dicabut akreditasinya oleh KAN tidak melakukan transfer sertifikasi kepada LS UHK penerima transfer sertifikasi, Kementrian menentukan LS UHK penerima transfer sertifikasi.
- LS UHK penerima transfer sertifikasi harus mengkaji permohonan transfer sertifikasi dalam bentuk kajian dokumentasi.
- Kajian dokumentasi meliputi:
  - Status adanya ketidaksesuain dari sertifikasi sebelumnya.
  - Status pembekuan dari LS UHK penerbit.
  - Validitas sertifikasi.
  - Laporan evaluasi awa, re-evaluasi, surveilan.
  - Catatan keluhan yang diterima dan tindak lanjut yang dilakukan.
  - Tahapan siklus sertifikasi.
  - Informasi kepatuhan hukum PPIU atau PIHK pemohon.
- Dalam hal transfer sertifikasi melanggar ketentuan, sebagai berikut:
  - Bukan atas dasar persaingan tidak sehat.
  - Tetap menjamin terjaganya integritas dan kredibilitas.
  - LS UHK penerbit dapat menyampaikan keluhan disertai bukti pendukung kepada KAN atas kinerja LS UHK penerima transfer sertifikasi;
- Jika LS UHK penerima transfer sertifikasi tidak mendapat informasi yang memadai dari LS UHK penerbit, LS UHK penerima transfer sertifikasi melakukan evaluasi lapangan;
- LS UHK penerima transfer sertifikasi dapat menolak permohonan transfer sertifikat, jika ditemukan ketidaksesuaian pada dokumen:
  - Status adanya ketidaksesuaian dari sertifikasi sebelumnya; dan
  - Status pembekuan dari LS UHK penerbit.
- LS UHK penerima transfer sertifikasi dapat melakkan re- sertifikasi pada klien transfer, jika tidak ditemukan dokumen, sebagai berikut:
  - Laporan evaluasi awal, re-evaluasi, survailen; dan
  - Catatan keluhan yang diterima dan tindak lanjut yang dilakukan.
- Apabila tidak ditemukan ketidaksesuaian dan tidak ada potensi masalah yang diidentifikasi dalam kajian sebelum transfer sertifikasi dilakukan, LS UHK penerima dapat menerbitkan sertifikat dengan mengikuti aturan keputusan sertifikasi normal. Program survailen berikutnya harus mengacu pada jadwal survailen seperti sertifikasi asalnya; dan
- Apabila terdapat keraguan atas sertifikasi yang ada setelah dilakukan kajian, LS UHK penerima harus:
  - Melakukan penilaian dari awal terhadap PPIU atau PIHK; atau
  - Melakukan audit yang berkonsentrasi pada area masalah yang ada.

Informasi Umum LSUHK

Penerbitan Sertifikasi Skema PPIU dan PIHK;

Penerbitan sertifikat kesesuain dilakukan oleh EKUALINDO dalam jangka waktu paling lambat 7 (tujuh) hari kerja terhitung sejak keputusan sertifikasi ditetapkan;
Dalam hal sertifikasi dengan ruang lingkup sertifikasi PIHK, EKUALINDO menerbitkan:
- Sertifikat dengan ruang lingkup PPIU; dan
- Sertifikat dengan ruang lingkup PIHK.
EKUALINDO akan menunda penerbitan sertifikat dengan ruang lingkup PIHK jika pemenuhan persyaratan ruang lingkup PPIU belum terpenuhi;
Sertifikat usaha penyelenggara perjalanan ibadah umrah yang diterbitkan EKUALINDO berlaku selama 5 (lima) tahun terhitung sejak tanggal keputusan sertifikasi;
Sertifikat usaha penyelenggara perjalanan ibadah umrah akan diterbitkan EKUALINDO setelah selesainya urutan proses berikut:
- Terlaksana evaluasi sertifikasi awal atau evaluasi sertifikasi ulang (Re-Sertifikasi);
- Seluruh tindakan perbaikan yang harus dilakukan telah diselesaikan klien dan telah dilakukan verifikasi tindakan perbaikan oleh tim evaluator EKUALINDO;
- Mendapat masukan dari Direktur Bina Umrah dan Haji menunjukkan hasil yang positif;
- Hasil keputusan sertifikasi oleh PKS menunjukkan hasil yang positif;
- Klien melakukan pembayaran atas biaya sertifikasi sesuai Quotation / Agreement yang telah disepakati.
Sertifikat usaha dengan skema PPIU atau PIHK merupakan hak milik EKUALINDO; dan
Apabila terdapat kondisi yang mengharuskan EKUALINDO menarik sertifikat (dikarnakan status pencabutan sertifikat), klien diwajibkan mengembalikan sertifikat usaha penyelenggara perjalanan ibadah umrah yang dipegangnya kepada EKUALINDO.

Informasi Umum LSUHK

Pembekuan Sertifikat

Pembekuan sertifikasi bisa disebabkan atas permintaan klien yang disertifikasi secara sukarela atau oleh LEMBAGA SERTIFIKASI EKUALINDO (Lembaga Sertifikasi Usaha) apabila klien tidak memenuhi persyaratan sebagai berikut :

Tidak melaksanakan Surveillance Audit.
Untuk Surveillance Audit, Jika Corrective Action Request (CAR) tidak diselesaikan dalam batas waktu yang sudah ditentukan. QA memberi informasi tertulis kepada klien 1 minggu sebelum tanggal jatuh tempo untuk segera menyelesaikan CAR tersebut. Apabila CAR tidak ditindaklanjuti sampai batas waktu yang telah ditentukan maka QA akan menginformasikan kepada QA untuk segera melakukan proses pembekuan.
Jika klien menyalahgunakan sertifikat EKUALINDO atau Logo dan laporan audit maka QA mengajukan rekomendasi kepada Pengambil Keputusan Sertifikasi untuk melakukan pembekuan atau pencabutan sertifikasi. Kemudian Pengambil Keputusan Sertifikasi menginformasikan kepada QA mengenai keputusan Pembekuan atau Pencabutan sertifikat tersebut untuk kemudian QA mengirimkan surat Pembekuan atau Pencabutan kepada pihak Klien.
Jika klien tidak bersedia di-audit surveillance dalam jangka waktu yang sudah ditentukan, maka QA berhak mengirimkan surat pembekuan kepada pihak klien.
Jika klien belum menyelesaikan administrasi biaya surveillance dan melakukan konfirmasi resmi kepada LEMBAGA SERTIFIKASI EKUALINDO sampai dengan batas waktu yang telah ditentukan maka Bagian QA akan mengirimkan surat peringatan pertama yaitu surat pembekuan sertifikat terhitung H+1 dari tanggal surveilan yang telah disepakati sebelumnya.

Masa pembekuan sertifikat adalah 90 hari. Adapun tahapan pembekuan sertifikat antara lain :

QA akan mengirimkan surat teguran tertulis pertama saat klien tidak memenuhi persyaratan-persyaratan dalam poin a sampai dengan e.
Apabila dalam jangka waktu 30 hari kerja setelah diberikan teguran tertulis pertama klien tidak memenuhi poin 6.2 QA akan mengirimkan surat teguran tertulis kedua.
Apabila dalam jangka waktu 30 hari kerja setelah diberikan teguran tertulis kedua klien tidak memenuhi poin 6.2 , QA akan mengirimkan surat teguran tertulis ketiga.
Apabila dalam jangka waktu 30 hari kerja setelah dikenakan surat teguran tertulis ketiga, klien tidak memenuhi poin 6.2, maka LEMBAGA SERTIFIKASI EKUALINDO akan memberikan sanksi pembekuan sertifikat.
QA mengirimkan surat pemberitahuan yang menyatakan bahwa sertifikat klien berada pada status “Dibekukan”.
Jika status klien telah dibekukan oleh LEMBAGA SERTIFIKASI EKUALINDO maka QA akan menginformasikan kepada Bagian Keuangan, Bagian Operasional, Bagian Sales dan Marketing, dan Direktur Utama.
Bagian IT melakukan Updated status klien yang bersangkutan dari web https://ekualindo.com/
Jika pada poin 6.2 dapat dipenuhi selama 90 hari masa pembekuan, maka Lembaga Sertifikasi dapat mengaktifkan kembali sertifikat yang telah dibekukan.

Informasi Umum LSUHK

Pencabutan Sertifikat

Sertifikat dapat dicabut, yang tidak terbatas hanya pada kasus-kasus berikut :

Tindakan perbaikan pada ketidaksesuaian yang telah diambil oleh pelanggan tidak memadai dalam kasus pembekuan Sertifikat
Klien tidak memenuhi kewajiban finansialnya kepada LEMBAGA SERTIFIKASI EKUALINDO.
Klien yang disertifikasi meminta pencabutan sertifikat secara sukarela;
Jika izin penyelenggaraan lembaga dicabut oleh pemberi izin.
Berdasarkan kasus tersebut diatas maka QA akan mengirimkan surat pencabutan dan memberitahukan kepada klien secara tertulis untuk Klien menghentikan dengan segera penggunaan Logo dan Sertifikat EKUALINDO
Klien dapat mengajukan Banding / keberatan terhadap keputusan yang sudah ditetapkan oleh LEMBAGA SERTIFIKASI EKUALINDO.
Tidak ada pengambilan biaya atas pencabutan Sertifikat.
Jika status klien telah dicabut oleh LEMBAGA SERTIFIKASI EKUALINDO maka QA akan menginformasikan kepada Bagian Keuangan, Bagian Operasional, Bagian Sales dan Marketing, dan Direktur Utama.
QA mengirimkan surat pemberitahuan yang menyatakan bahwa sertifikat klien berada pada status “Dicabut”.
Bagian Informasi dan Pemasaran melakukan Updated status klien yang bersangkutan dari web https://ekualindo.com/
QA menyimpan surat pemberitahuan Pencabutan Sertifikat selama 3 Tahun.

Pencabutan Sertifikat dalam kondisi Surveillance akan dilakukan oleh QA apabila klien tidak memenuhi persyaratan sebagai berikut :

Berdasarkan konfirmasi dari Bagian Keuangan sesuai kasus Point 6.2.1 (b) tersebut diatas, maka QA akan memutuskan untuk melakukan pencabutan sertifikat kepada klien. LEMBAGA SERTIFIKASI EKUALINDO memberikan waktu kurang dari 30 hari kepada klien untuk segera dapat menyelesaikan kewajiban finansialnya terhitung pada saat sertifikat dibekukan.
Jika klien masih belum menyelesaikan administrasi biaya survaillan dan melakukan konfirmasi resmi kepada LEMBAGA SERTIFIKASI EKUALINDO sampai dengan batas waktu yang telah ditentukan maka QA akan mengirimkan surat pencabutan sertifikat.
Jika status klien telah dicabut oleh LEMBAGA SERTIFIKASI EKUALINDO maka QA akan menginformasikan kepada Bagian Keuangan, Bagian Operational, dan Bagian Sales dan Marketing, dan Direktur Utama. Bagian Sales dan Marketing harus mengupdate informasi maksimal 2 hari mengenai status Klien Beku dan atau Cabut kedalam web https://ekualindo.com/ tentang status klien/pelanggan yang telah dicabut.

Pembekuan, Pengaktifan Kembali, dan Pencabutan Sertifikat Skema PPIU atau PIHK.

EKUALINDO membekukan sertifikat PPIU atau PIHK apabila:
- PPIU atau PIHK yang disertifikasi gagal memenuhi persyaratan kriteria PPIU atau PIHK;
- PPIU atau PIHK yang disertifikasi menunda atau menolak kunjungan survailen; atau
- PPIU atau PIHK yang disertifikasi meminta pembekuan sertifikat secara sukarela.
Pembekuan berlaku dalam jangka waktu paling lama 3 (tiga) bulan terhitung sejak tanggal keputusan pembekuan ditetapkan;
Apabila masalah yang menyebabkan pembekuan telah diselesaikan PPIU atau PIHK, LS UHK mengaktifkan kembali status sertifikasi PPIU atau PIHK;
Apabila dalam jangka waktu pembekuan, PPIU atau PIHK tidak menindaklanjuti penyebab pembekuan sertifikat, LS EKUALINDO mencabut sertifikat yang telah diterbitkan;
Dalam hal kementrian membekukan izin operasional PPIU atau PIHK, LS EKUALINDO membebukan sertifikat PPIU atau PIHK sesuai dengan ruang lingkup dan waktu pembekuan;
Apabila sanksi pembekuan izin operasional PPIU atau PIHK telah berakhir, LS EKUALINDO mengaktifkan kembali status sertifikat PPIU atau PIHK;
Selain ketentuan, sertifikat PPIU atau PIHK dicabut apabila:
- PPIU atau PIHK terbukti melanggar ketentuan peraturan perundang-undangan.
- PPIU atau PIHK yang disertifikasi meminta pencabutan sertifikat PPIU atau PIHK secara sukarela.
- Izin penyelenggaraan PPIU atau PIHK dicabut oleh Kementrian.

Pada masa pembekuan dan pencabutan sertifikasi, klien tidak diperkenankan menggunakan sertifikasi dan/atau tanda sertifikasi pada produk dan media lainnya.